PRIVACYVERKLARING
Privacy verklaring van :
Identiteit organisatie
SFORZANDO Boom vzw
Dirkputstraat 13
2850 Boom
Contactpersoon : Teck Gerrit, 0032 3 888 95 64, secretariaat@sforzando.be
Algemeen
SFORZANDO Boom vzw hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens en wil dat uw privacy wordt gerespecteerd. In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over welke gegevens we verzamelen en hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens.
SFORZANDO Boom vzw houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.
Dit brengt in ieder geval met zich mee dat:
• wij uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt;
• deze doelen en type persoonsgegevens beschreven zijn in deze privacyverklaring;
• de verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens die minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
• wij vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
• wij passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
• er geen persoonsgegevens doorgeven worden aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
• wij op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.
Welke gegevens verzamelt SFORZANDO Boom vzw en voor welk doel.
SFORZANDO Boom vzw heeft als doel het stimuleren, informeren, ondersteunen en begeleiden van alle mensen die actief zijn in de amateur muziekwereld.
Om haar doel optimaal na te streven, dient SFORZANDO Boom vzw een aantal persoonsgegevens op te vragen, te bewaren, te verwerken en te raadplegen.
Leden en/of individuele amateur muzikanten zijn aangesloten bij SFORZANDO Boom vzw als lid.
SFORZANDO Boom vzw registreert persoonsgegevens (naam, voornaam, adres, leeftijd, geslacht, e-mailadres, tel-nummers, instrument) van haar leden in een gesloten database, waar de bestuurders de gegevens kunnen raadplegen zijnde voor het mailverkeer (nieuwsbrieven & rechtstreekse mailing, zoals belangrijke sectorinformatie), het versturen van het clubblad en het voorzien van de verzekering.
Ook van andere (partnerorganisaties, perscontacten, enz.) worden namen van contactpersonen, e-mailadres en eventueel gsm-nummer bijgehouden in aparte lijsten op de interne server van het secretariaat voor het nodige mailverkeer via rechtstreekse mailing.
Toelichting legaliteit gegevensverzameling en bewaartermijn ledengegevens
SFORZANDO Boom vzw verzamelt, verwerkt en raadpleegt alle gegevens vanuit een gerechtvaardigd belang, opdat zij haar leden anders niet de nodige voordelen kan aanbieden.
Alle gegevens worden verkregen van de betrokkene in kwestie.
Indien een betrokkene jonger is dan 16 jaar, is er nood aan de uitdrukkelijke toestemming van een ouder of voogd.
De betrokkenen zijn niet verplicht om alle gegevens door te geven maar kunnen dan echter in mindere mate genieten van de ledenvoordelen.
Indien een lid geen nieuwsbrief of informatieve mails meer wil ontvangen, kan die zich uitschrijven hiervoor.
Voor het ontvangen van direct marketing mails wordt om een uitdrukkelijke toestemming gevraagd.
Geanonimiseerde gegevens (geslacht, leeftijd, gemeente) worden verwerkt voor jaarlijkse analyse teneinde een beeld te schetsen van de vereniging.
De gegevens worden bijgehouden voor de duur dat iemand lid is. Nadien worden die meteen verwijderd.
Leden/Bestuurders
SFORZANDO Boom vzw verzamelt, verwerkt en raadpleegt alle gegevens vanuit een gerechtvaardigd belang.
SFORZANDO Boom vzw verzamelt en verwerkt gegevens van haar bestuurders vanuit een wettelijke verplichting en vanwege een gerechtvaardigd belang.
De bestuursleden van SFORZANDO Boom vzw dienen hun bestuur op de hoogte te houden van de gang van zaken (uitnodigen op vergaderingen, informeren via beleidsrapporten,…).
Gegevens van bestuurders blijven genoteerd op het ledenregister wegens de wettelijke verplichting.
Het ledenregister wordt uitsluitend bewaard op het secretariaat van SFORZANDO Boom vzw.
SFORZANDO Boom vzw verzamelt en verwerkt de gegevens van haar leden en muzikanten om te voldoen aan een eventuele contractuele verplichting.
Deze worden verkregen van de leden zelf en worden in discretie bewaard op het secretariaat.
De gegevens worden maximaal tien jaar bewaard na het verlaten van de vereniging.
SFORZANDO Boom vzw houdt lijsten bij van contactpersonen van organisaties die van belang kunnen zijn bij de organisatie van evenementen. De meeste gegevens worden door de organisaties in kwestie zelf bezorgd en/of staan ook (al dan niet) indirect openbaar op het internet. Van zodra de gegevens niet meer van toepassing zijn, worden deze uit de lijsten verwijderd.
Wie zijn de ontvangers van de gegevens
De gegevens van leden, muzikanten en bestuurders worden bewaard in de beveiligde database omgeving.
Deze worden daar geregistreerd door het secretariaat, voorzitter of door een medewerker van de ledenadministratie.
Bestuurders van SFORZANDO Boom vzw kunnen in de database gegevens raadplegen met behulp van een wachtwoord.
Verstrekking aan derden
De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.
Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:
• het verzorgen (en verspreiden) van nieuwsbrieven en uitnodigingen;
• het verzorgen van de verzekering van onze muzikanten en medewerkers:
• (de verzekeringsmaatschappij zal de gegevens van een verzekerde krijgen in geval van een ongeval of burgerlijke aansprakelijkheid)
Met deze partijen (verwerkers) maken wij uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.
Alle partijen waar wij mee werken zijn reeds GDPR compliant.
Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is.
Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt.
In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven.
Minderjarigen
Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger.
Beveiliging van de gegevens
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;
• Alle personen die namens SFORZANDO Boom vzw van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan;
• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoord beleid op al onze systemen;
• We zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
• Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
• We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
• Onze bestuurders zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.
Uw rechten omtrent uw gegevens
U heeft recht op inzage, recht op kopie en recht op correctie of verwijdering van de persoonsgegevens die wij van u ontvangen hebben. Bovenaan dit privacy statement staat hoe u contact met ons kan opnemen. Om misbruik te voorkomen, kunnen wij u daarbij vragen om u adequaat te identificeren.
Om uw identiteit te controleren, vragen wij u om een kopie van uw identiteitskaart mee te sturen.
We raden u sterk aan om daarbij uw pasfoto onzichtbaar te maken en erbij te vermelden dat het om een kopie gaat.
Tevens kunt u bezwaar (verzet) indienen tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij.
Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.
Klachten
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Privacy Commissie, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy bescherming.
Wijziging privacy statement
SFORZANDO Boom vzw kan haar privacy verklaring steeds wijzigen.
Van deze wijziging zullen we telkens een aankondiging doen op onze web site.
Hier zal ook steeds de recentste versie steeds kunnen worden geraadpleegd via de link.
De laatste wijziging gebeurde op zaterdag 23 mei 2018.
Oudere versies van ons privacy statement zullen in ons archief worden opgeslagen.
Stuur ons een e-mail als u deze wilt raadplegen.
